Organisatie:
Karakter
Zorgsector:
GGZ (kinder- en jeugdpsychiatrie)
Geïmplementeerde oplossing:
QuestManager (QM) is in eerste instantie ingezet vanuit het oogpunt van wetenschappelijk onderzoek en tevens voor de (toen nog) verplichte ROM-metingen, waarbij in de tijd diverse vragenlijsten naar verschillende respondenten worden uitgezet
QM heeft zich binnen onze organisatie bewezen als een krachtig en flexibel hulpmiddel voor het verzamelen en beheren van patiëntgegevens via vragenlijsten, specifiek toegespitst op de GGZ-sector. Een belangrijk voordeel van QM is de mogelijkheid om vragenlijsten geautomatiseerd en op maat naar diverse doelgroepen te sturen, zoals ouders, leerkrachten en jongeren vanaf 12 jaar. Deze flexibiliteit is van groot belang, gezien de brede variatie in leeftijden en betrokkenen binnen de geestelijke gezondheidszorg. Deze diversiteit in respondentgroepen maakt QM bij uitstek geschikt voor multidisciplinaire zorgteams.
Een ander significant pluspunt van QuestManager is de directe toegang vanuit ons Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Behandelaars kunnen op efficiënte wijze de uitkomsten van vragenlijsten inzien in het QM-dossier, wat de continuïteit van zorg en de behandelplanning ten goede komt. Het vermogen om deze data binnen hetzelfde platform te bekijken, draagt niet alleen bij aan het stroomlijnen van de processen, maar ook aan het verhogen van de kwaliteit van zorg doordat behandelaars tijdig toegang hebben tot relevante informatie. Daarnaast biedt QM de mogelijkheid om data via een datadump (geautomatiseerd) aan te leveren voor wetenschappelijk onderzoek.
Een waardevolle toevoeging binnen QM is de mogelijkheid om eigen vragenlijsten te ontwikkelen en te beheren. Dit biedt ons als GGZ-instelling de flexibiliteit die vaak ontbreekt in andere systemen, die doorgaans vastzitten aan vooraf ingestelde vragenlijsten. Deze vrijheid stelt ons in staat om beter in te spelen op de specifieke behandelvragen en behoeften van onze patiëntenpopulatie. Vooral binnen de kinder- en jeugdpsychiatrie, waar maatwerk vaak essentieel is, is deze functie onmisbaar.
Hoewel QM veel voordelen biedt, zien we nog enkele mogelijkheden voor doorontwikkeling. We werken nauw samen met Lighthouse, de ontwikkelaar van QuestManager, om verdere verbeteringen door te voeren. Een belangrijk thema hierbij is de integratie van QM met andere systemen. Hoewel QM over robuuste integratieopties beschikt, is de uitdaging vaak gelegen bij de beperkte integratiemogelijkheden van informatie uit en naar derde systemen, zoals ons EPD of andere software die voorafgaand aan de intake wordt gebruikt. Ons doel is om deze integraties soepeler te laten verlopen, zodat informatie zoals persoonsgegevens, die reeds in een ander systeem zijn ingevoerd, automatisch in QM wordt geladen. Dit voorkomt dubbel werk en minimaliseert de kans op fouten.
Daarnaast denken we samen met andere gebruikers binnen de QM-gebruikersgroepen actief mee over nieuwe functionaliteiten en verbeterpunten. Hierbij behandelen we zowel praktische vraagstukken, zoals het delen van vragenlijstresultaten in complexe gezinsdynamieken (bijvoorbeeld bij gescheiden ouders), alsook technische integratie-uitdagingen. We trekken hierin samen met Lighthouse op om de software door te ontwikkelen en gebruiksvriendelijker te maken voor specifieke doelgroepen.
Onze toekomstvisie met betrekking tot QuestManager richt zich sterk op verdere optimalisatie van het integratielandschap en het efficiënter maken van de workflow rondom vragenlijsten. Een belangrijk doel is om het dubbel invullen van gegevens volledig te voorkomen. Dit zou niet alleen tijd besparen, maar ook de efficiëntie en nauwkeurigheid van de dataverzameling verbeteren. Het realiseren van deze visie is echter een uitdaging, aangezien dit vraagstuk afhankelijk is van de integratiemogelijkheden met andere systemen.
Daarnaast willen we blijven investeren in de gebruiksvriendelijkheid van QM. De ervaring leert dat een intuïtieve en eenvoudige interface direct bijdraagt aan een hogere adoptie van het systeem door zorgverleners. Hoewel er al stappen worden gezet in deze richting, blijft het verbeteren van de gebruikerservaring een prioriteit. We zien documentatie en handleidingen als een cruciaal onderdeel hiervan, en we juichen de doorlopende inspanningen van Lighthouse toe om deze materialen uit te breiden en te optimaliseren.
Vanuit het perspectief van de ‘invullers’ is een intuïtieve en eenvoudige interface van belang omdat dit bijvoorbeeld drukbezette leerkrachten betreft die tijdens een drukke werkdag tijd maken voor het invullen van vragenlijsten, maar ook ouders en kinderen die je in een periode waarin ze al onder druk staan zo soepel door de vragenlijsten heen wilt helpen. Ondersteunend hierbij is de mogelijkheid om voorafgaand aan de vragenlijst een uitleg in beeld te brengen. En doordat de tekst in de mail met de link naar de vragenlijst aangepast kan worden op het type invuller. De mogelijkheid om dit goed in te kunnen richten, helpt om een zo hoog mogelijk aantal ingevulde vragenlijsten te behalen. Vanuit overleg met andere instellingen krijgen we terug dat onze invulpercentages hoger liggen in vergelijking met andere organisaties.
Voor GGZ-instellingen die overwegen QuestManager te implementeren, adviseren we om vooraf een grondige analyse te maken van de specifieke behoeften en functionaliteiten die relevant zijn voor de organisatie. QM biedt een breed scala aan opties, maar niet elke instelling zal alle functies nodig hebben. Focus op de essentiële functies die de dagelijkse praktijk verbeteren en zorg voor een goede afstemming met andere systemen die binnen de organisatie worden gebruikt.
QuestManager biedt onze GGZ-instelling de flexibiliteit, maatwerkopties en integratiemogelijkheden die essentieel zijn voor onze specifieke behandelprocessen. Hoewel er altijd doorontwikkelingspunten blijven, zien we QM als een robuust en toekomstgericht platform. Samen met Lighthouse en andere gebruikers blijven we bouwen aan verbeteringen die niet alleen onze interne processen verder optimaliseren, maar ook bijdragen aan betere zorguitkomsten voor onze patiënten.
